Isikuandmete töötlemise kord | Eesti Rahvusraamatukogu

Isikuandmete töötlemise kord

Rahvusraamatukogu andmekaitsespetsialisti kontaktid:

e-posti aadress: andmekaitse@nlib.ee

telefoninumber: 630 7131

postiaadress: Andmekaitsespetsialist, Eesti Rahvusraamatukogu, Tõnismägi 2, 15189 Tallinn

 

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD

    

1. Isikuandmed ja nende töötlemist reguleerivad õigusaktid

1.1. Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad füüsilise isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine Eesti Rahvusraamatukogus (edaspidi Rahvusraamatukogu) on kõik isikuandmetega tehtavad toimingud, välja arvatud toimingud juriidiliste isikute andmetega ning isikuandmete töötlemine veebilehtedel, millele Rahvusraamatukogu veebilehtedel viidatakse (välislingid).

1.2. Eriliiki isikuandmed on isikuandmed, millest ilmnevad rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilised andmed, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavad biomeetrilised andmed, terviseandmed või andmed füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.

1.3. Andmesubjekt on füüsiline isik, kelle isikuandmeid Rahvusraamatukogu töötleb.

1.4. Rahvusraamatukogu töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks, järgides isikuandmete kaitse seadust ja Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärust).

2. Isikuandmete töötlemine registreeritud kasutajatele piiratud teenuste osutamisel

2.1. Kasutajate registreerimine ja registreeritud kasutajale piiratud teenused on reguleeritud Eesti Rahvusraamatukogu kasutuseeskirjaga.

2.2.    Kasutajate isikuandmed saab Rahvusraamatukogu isikult endalt olenevalt tema kasutatud teenusest ning õigusnõude korral Rahvastikuregistrist. Muuhulgas võib Rahvusraamatukogu olenevalt teenusest ja teenusekasutaja valikutest töödelda järgmisi andmeid:

2.2.1.    andmed isiku tuvastamiseks, sh nimi, isikukood või sünnikuupäev, kasutajatunnus või raamatukogukaardi number, sotsiaalmeediakonto kasutajanimi, ID-kaardi number;

2.2.2.    kontaktandmed, sh e-posti aadress, telefon, postiaadress;

2.2.3.    elektroonilistes andmebaasides loodud kontode andmed ning andmed, mis salvestuvad kontodele sisse logides ja sealseid funktsioone kasutades, sh kasutaja poolt salvestatud kirjed, otsingud ja muud sellised andmed;

2.2.4.    alaealise teenusekasutaja korral andmed tema vanema või eestkostja kohta, sh andmed vanema või eestkostja tuvastamiseks ja kontaktandmed;

2.2.5.    andmed teenusekasutaja tegevusala ja huvivaldkonna kohta;

2.2.6.    uurija ameti- või õppealased andmed, sh õppe- või tööasutus, uurimistöö teema ja teaduskraad, kui ta taotleb juurdepääsu isikuarhiividele;

2.2.7.    suhtlusandmed, sh teavituste sisu, mis on edastatud e-postiga, kirjaga, sotsiaalmeedias, veebivestluses, veebikoosoleku platvormil või telefoni teel;

2.2.8.    andmed töö- ja rühmaruumide broneeringute kohta, sh broneeringute aeg;

2.2.9.    andmed teenuste kasutamise ja kasutamisega seotud rahulolu kohta, sh kasutatud teenused, teenuste kasutamise aktiivsus ning teenusekasutaja tagasiside;

2.2.10.    andmed Rahvusraamatukogu kasutuseeskirja rikkumiste, võlgnevuste ja muude õigusnõuete kohta.

2.3.    Registreeritud kasutajate isikuandmeid võib Rahvusraamatukogu muuhulgas töödelda järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

2.3.1.    kasutajate kontode haldamiseks, et luua lugejate andmebaasis lugejakirje, võimaldada erinevatesse andmebaasidesse ja IT-süsteemidesse sisse logida ning osutada kõiki teenuseid, mida kasutaja on Rahvusraamatukogult soovinud – töödeldakse sõlmitud lepingu täitmiseks või ettevalmistamiseks või nõusoleku alusel;

2.3.2.    teenuste osutamiseks, teavituste saatmiseks ja teenusekasutajaga suhtlemiseks, sh päringutele vastamiseks, broneeringute haldamiseks, lugejaõiguste või laenutähtaja lõppemisest teatamiseks – töödeldakse sõlmitud lepingu täitmiseks või ettevalmistamiseks või nõusoleku alusel;

2.3.3.    isikuarhiividele juurdepääsu võimaldamiseks – töödeldakse avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, sõlmitud lepingu täitmiseks või nõusoleku alusel;

2.3.4.    teenuste kvaliteedi tagamiseks ja tõstmiseks ning teenuste arendamiseks ja tõhustamiseks, küsides tagasisidet – töödeldakse nõusoleku alusel;

2.3.5.    kaebuste ja otsuste vaidlustamise lahendamiseks ning õiguslike nõuete tõendamiseks, teostamiseks ja kaitsmiseks, sh alaealise teenusekasutaja poolt põhjustatud kahju osas – töödeldakse sõlmitud lepingu täitmiseks või seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks;

2.3.6.    muudest õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, nt ametiasutuste, sh õiguskaitseorganite, kohtutäiturite, maksuhaldurite või kohtute nõudmisel.

3. Isikuandmete töötlemine teiste teenuste osutamisel

3.1.    Lisaks registreeritud kasutajatele mõeldud teenuste raames töödeldavatele isikuandmetele (vt p 2), töötleb Rahvusraamatukogu isikuandmeid ka teiste teenuste raames, sh arvutite või wifi kasutamine, üritustel, haridusprogrammides või koolitustel osalemine, uudiskirjade tellimine, kirjastajatele ja teistele raamatukogudele pakutavad teenused.

3.2.    Selliste teenuste kasutajate isikuandmed saab Rahvusraamatukogu isikult endalt olenevalt tema kasutatud teenusest ning õigusnõude korral Rahvastikuregistrist. Muuhulgas võib Rahvusraamatukogu olenevalt teenusest ja teenusekasutaja valikutest töödelda järgmisi andmeid:

3.2.1.    andmed isiku tuvastamiseks, sh nimi, isikukood või sünnikuupäev, ID-kaardi number;

3.2.2.    kontaktandmed, sh e-posti aadress, telefon, postiaadress;

3.2.3.    andmed juriidilise isikuga seotuse kohta, sh esindaja nimi ja seos juriidilise isikuga või füüsilisest isikust ettevõtja andmed;

3.2.4.    suhtlusandmed, sh päringute, andmesubjektide taotluste ja teabenõuete sisu, mis on edastatud e-postiga, kirjaga, sotsiaalmeedias, veebivestluses või telefoni teel;

3.2.5.    veebikoosoleku platvormi kaudu pakutavate teenuste kasutamise fakt, koosoleku pikkus, platvormi siseselt kirjutatu;

3.2.6.    fotod ja muud salvestused Rahvusraamatukogu üritustest, sh (e-)koolitustest, ja Rahvusraamatukogus toimunud avalikel üritustel

3.2.7.    andmed mängudes, konkurssidel ja kampaaniates osalemise kohta, sh võidetud auhinnad;

3.2.8.    avalikkusele suletud maja osa külastaja nimi, külastuse aeg ja külastatav asutus;

3.2.9.    andmed auto kohta, sh auto registreerimisnumber ja mark;

3.2.10.    Rahvusraamatukogu territooriumil turvakaameratega salvestatud kujutised;

3.2.11.    andmed teenuste kasutamise ja kasutamisega rahulolu kohta, sh kasutatud teenused, teenuste kasutamise aktiivsus ning teenusekasutaja tagasiside;

3.2.12.    kujutised turvakaamerate salvestistel, turvaintsidentide kirjeldused ja nendega seotud isikute seletused.

3.2.13.    eriliiki isikuandmed, sh andmed puude liigi ja kestuse kohta puuetega inimestele suunatud teenuste kasutamiseks, nt juhtkoeraga Rahvusraamatukogu hoonesse sisenedes ning tervisega seotud andmed, mille töötlemist nõuavad asjakohased õigusaktid;

3.2.14.    seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks kogutavad andmed, sh andmed teenuse eest tasumise ja võlgnevuste kohta, autoriseeritud töökohtade teenuse järelevalve kohta.

3.3.    Teenusekasutajate isikuandmeid töötleb Rahvusraamatukogu lisaks punktis 2.3 nimetatutele muuhulgas ka järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

3.3.1.    teenuste osutamiseks, sh tellimuste haldamine, tellijaga suhtlemine, päringutele vastamine, koolituste, haridusprogrammide ja teiste ürituste korraldamiseks, läbiviimiseks, salvestatuna järelevaatamise võimaldamine ning koolituse tõendi või tunnistuse väljastamiseks – töödeldakse sõlmitud lepingu ettevalmistamiseks ja täitmiseks või nõusoleku alusel;

3.3.2.    teenuste kvaliteedi tagamiseks ja tõstmiseks ning teenuste arendamiseks ja tõhustamiseks, küsides tagasisidet – töödeldakse nõusoleku alusel;

3.3.3.    Rahvusraamatukogu ürituste ja tegevuste kajastamiseks (sotsiaal-)meedias – töödeldakse nõusoleku alusel;

3.3.4.    uudiskirjade saatmiseks, uudiskirjandusest teavitamiseks, Rahvusraamatukogu pakutavate teenuste ja Rahvusraamatukogu ürituste reklaamimiseks, kampaaniate ja auhinnamängude läbiviimiseks, võitjate teavitamiseks võidust ja auhinna üleandmiseks võitjatele – töödeldakse nõusoleku alusel;

3.3.5.    teenuste eest tasumise ja võlgnevuste haldamine, sh sissenõudmine – töödeldakse sõlmitud lepingu täitmiseks või seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks;

3.3.6.    parkimise korraldamiseks Rahvusraamatukogule kuuluvatel parkimiskohtadel – töödeldakse nõusoleku alusel;

3.3.7.    Rahvusraamatukogu territooriumil ja lugemisalas sisekorra tagamiseks, Rahvusraamatukogu vara väärkasutamise ennetamiseks ja kaitsmiseks, töötajate ja teiste teenusekasutajate turvalisuse tagamiseks – töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste või sõlmitud lepingu täitmiseks;

3.3.8.    puuetega inimestele suunatud teenuste osutamiseks, sh Rahvusraamatukogu hoonesse juhtkoeraga sisenemine – töödeldakse nõusoleku alusel;

3.3.9.    isikuandmete kaitsega seotud andmesubjektide õiguste realiseerimiseks – töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks;

3.3.10.    muudest õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, nt ametiasutuste, sh õiguskaitseorganite, kohtutäiturite, maksuhaldurite või kohtute nõudmisel – töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks.

 

4. Rahvusraamatukogu veebilehtede ja infosüsteemide kasutajate isikuandmed

4.1.    Lisaks eelnevale töötleb Rahvusraamatukogu kasutajate isikuandmeid olenevalt külastatavast veebilehest ja kasutatavast infosüsteemide:

4.1.1.    elektroonilistes andmebaasides loodud kontode andmed ning andmed, mis salvestuvad kontodele sisse logides ja sealseid funktsioone kasutades, sh kasutaja poolt salvestatud kirjed, otsingud ja muud sellised andmed;

4.1.2.    erinevatesse infosüsteemide ja veebilehtede logidesse kogutavad andmed, sh IP-aadressid, külastuste kuupäevad ja kellaajad, nende veebilehtede aadressid, kust Rahvusraamatukogu veebilehti külastati ja mida külastati, info kasutatud veebilehitseja, operatsioonisüsteemi ja seadme kohta;

4.1.3.    MAC-aadress, IP-aadress ning wifiga ühendamise ja selle katkestamise aeg;

4.1.4.    lugejaarvutist printimisel printtöö nimi, kogus ja printimise aeg;

4.1.5.    analüütilised andmed, sh. liikumine veebilehtedel, külastuste pikkused.

4.2.    Küpsiste kasutamine Rahvusraamatukogu veebilehtedel

4.2.1.    Küpsis (inglise k cookie) on tekstifail, mis salvestatakse veebilehte külastava isiku arvutisse.

4.2.2.    Rahvusraamatukogu kasutab oma veebilehtedel küpsiseid, et veebilehtede kasutamine külastajale mugavaks teha ning arendada oma veebipõhiseid teenuseid.

4.2.3.    Veebilehe külastaja saab ise oma veebilehitseja sätetes reguleerida küpsiste teavituste ja salvestamise seadeid ning saab juba salvestunud küpsiseid kustutada.

4.2.4.    Eelkõige on kasutusel tingimata vajalikud küpsised, mis võimaldavad külastajal veebilehel liikuda, ning analüütilised küpsised. Rahvusraamatukogu veebilehtedel on täpsem info konkreetsel veebilehel kasutatavate küpsiste kohta.

4.3.    Rahvusraamatukogu võib töödelda isikuandmeid järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

4.3.1.    kasutajate kontode haldamiseks, et osutada kõiki teenuseid, mida kasutaja on Rahvusraamatukogult soovinud – töödeldakse nõusoleku alusel ning Kirjastajaportaali puhul avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks;

4.3.2.    tasuta wifi-teenuse pakkumiseks ja lugejaarvutite kaudu printimise võimaldamiseks – töödeldakse nõusoleku alusel;

4.3.3.    veebilehtede külastuse personaliseerimiseks – töödeldakse nõusoleku alusel;

4.3.4.    veebilehtede kasutusstatistika kogumiseks, et saada infot, mida külastaja Rahvusraamatukogu veebilehtedel vaatab ja mida mitte – töödeldakse nõusoleku alusel;

4.3.5.    Rahvusraamatukogu süsteemide kasutamisel tekkinud probleemide lahendamiseks säilitab Rahvusraamatukogu tegevus- ja süsteemseid logisid – töödeldakse avalikes huvides oleva ülesande ja seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks;

4.3.6.    andmete säilimise tagamiseks teeb Rahvusraamatukogu regulaarselt oma infosüsteemidest ja seal olevatest andmetest varundeid – töödeldakse avalikes huvides oleva ülesande ja seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks.

5. Isikuandmete töötlemine raamatukogunduslikul ja autoriõiguse tuvastamise eesmärgil

5.1.    Raamatukogunduslikul ja autoriõiguse tuvastamise eesmärgil töödeldakse isikuandmeid, kui isikut kajastatakse mõnes väljaandes või ta on seotud mõne väljaande väljaandmisega. Need andmed saadakse väljaandest, väljaandjalt ning avalikest allikatest, sh Rahvastikuregistrist. Muuhulgas võib Rahvusraamatukogu töödelda järgnevaid isikuandmeid:

5.1.1.    andmed autori ja muude teosega seotud isikute kohta, sh seotus teostega nimi, pseudonüüm, eludaatumid, tiitel, vaimulikustaatus või aadliseisus, vene nimede puhul isanimi, seotus Eestiga, amet või tegevusvaldkond ning sugu, kuuluvus organisatsioonidesse, sugulussidemed, andmete allikad (kui ei ole väljaanne ise);

5.1.2.    andmed autoriõiguse omaniku, väljaandja ja selle esindajate, annetaja ja kirjanduse soovitaja tuvastamiseks, sh nimi ja isikukood;

5.1.3.    autoriõiguse omaniku, väljaandja ja selle esindajate, annetaja ja kirjanduse soovitaja kontaktandmed, sh e-posti aadress, telefoninumber, postiaadress;

5.1.4.    suhtlusandmed autoriõiguse omaniku, väljaandja ja selle esindaja, annetaja ja kirjanduse soovitajaga;

5.1.5.    suhtlusandmed teoste soovitajatega kogude komplekteerimisel.

5.1.6.    muud andmed, mis väljaandes võivad olla isiku kohta avaldatud, sealhulgas eriliiki isikuandmed.

5.2.    Raamatukogunduslikul eesmärgil töötleb Rahvusraamatukogu isikuandmeid muuhulgas:

5.2.1.    teoste ja nende osade kirjeldamiseks, teoste registreerimiseks Eesti rahvusbibliograafias, väljaannete ja isikuarhiivide kogumiseks, säilitamiseks ja kättesaadavaks tegemiseks – töödeldakse Eesti Rahvusraamatukogu seadusest või säilituseksemplari seadusest tulenevate avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks;

5.2.2.    kogude komplekteerimiseks soovitajate võrgustiku moodustamine – töödeldakse nõusoleku alusel;

5.2.3.    digitaalsete teoste kogumiseks, säilitamiseks ja kättesaadavaks tegemiseks – töödeldakse Eesti Rahvusraamatukogu seadusest ja säilituseksemplari seadusest tulenevate avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks;

5.2.4.    teoste või nende osade digiteerimiseks või nende reprodutseerimiseks vastavalt autoriõiguse seadusele – töödeldakse avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks;

5.2.5.    teksti- ja andmekaeve võimaldamiseks digitaalsel kujul kättesaadavates teostes või nende osades vastavalt autoriõiguse seadusele – töödeldakse avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks;

5.2.6.    autoriõiguse ja juurdepääsu määramiseks ja õiguste omajate tuvastamiseks – töödeldakse autoriõiguse seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

5.2.7.    avaandmete kättesaadavaks tegemiseks ja taaskasutamiseks andmiseks – töödeldakse avaliku teabe seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

5.2.8.    päringutele vastamiseks, kogude tutvustamiseks – töödeldakse Eesti Rahvusraamatukogu seadusest tulenevate avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks;

5.2.9.    raamatute, jadaväljaannete ja noodiväljaannete rahvusvahelise standardnumbri väljastamiseks – töödeldakse Eesti Rahvusraamatukogu seadusest tulenevate avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks.

 

6. Töötajate, tööle kandideerijate ja teiste Rahvusraamatukogus töötavate isikute isikuandmed

6.1.    Rahvusraamatukogu töötleb töölepinguliste ja võlaõiguslepinguliste töötajate, praktikantide, tööle või praktikale kandideerijate ja vabatahtlike isikuandmeid.

6.2.    Punktis 6.1 nimetatud isikute isikuandmed saab Rahvusraamatukogu isikult endalt ja tema töö põhjal ning osaliselt kolmandatelt isikutelt. Muuhulgas võib Rahvusraamatukogu töödelda järgmisi isikuandmeid:

6.2.1.    andmed isiku tuvastamiseks, sh nimi, isikukood või sünnikuupäev, isikutunnistuse number;

6.2.2.    kontaktandmed, sh e-posti aadress, telefoninumber, postiaadress;

6.2.3.    perekonnaliikmete andmed, sh ülalpeetavate nimed ja isikukoodid;

6.2.4.    finantsandmed, sh pangakonto number, palga ja toetuste suurus ja muud seotud andmed;

6.2.5.    autonumber ja automark;

6.2.6.    ameti- või õppealased andmed, sh info hariduse ja/või eelnevate töökohtade kohta ning muu info, mis on kirjas CV-s ja motivatsioonikirjas ning ilmneb töövestluse käigus või soovitajatega vestlemise käigus;

6.2.7.    tööalased andmed, sh töö asukoht, ametikoht, töö- ja puhkeaeg ja puhkused, koolituste ja lähetuste info, aastavestluste ja katseaja kokkuvõtted, info töötulemuste kohta;

6.2.8.    veebikoosoleku platvormi kaudu pakutavate teenuste kasutamise fakt, koosoleku pikkus, platvormi siseselt kirjutatu;

6.2.9.    kujutised turvakaamerates ning muu info, mida saadakse elektrooniliste vahenditega, sh uksekaartide kasutamisel;

6.2.10.    kujutised fotodel või videotes, mis on salvestatud Rahvusraamatukogu üritustel või Rahvusraamatukogus toimunud üritustel, sh koolitused jms;

6.2.11.    kujutis ja nimi nimekaardil ja Rahvusraamatukogu siseveebis;

6.2.12.    infosüsteemide kasutamise logid;

6.2.13.    andmed töölepingu muutmise, pikendamise, lõpetamise, sh lepingutingimuste rikkumise, kohta;

6.2.14.    eriliiki isikuandmed, sh andmed tervise kohta, näiteks tervise- ja haiguspäevade info, tervisekontrolli tulemused, info töövõimetuse, raseduse ja joobeseisundi kohta ning andmed ametiühingu liikmelisuse kohta.

6.3.    Punktis 6.1 nimetatud isikute isikuandmeid võib Rahvusraamatukogu muuhulgas töödelda järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

6.3.1.    värbamise protsessis – töödeldakse lepingu sõlmimiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.2.    otsustamaks töölepingu tingimused, sealhulgas tööülesanded ja -kohustused – töödeldakse lepingu sõlmimiseks, täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.3.    töötasu, hüvitiste ja maksude maksmiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.4.    töösoorituse hindamiseks, koolitus- ja arenguvajaduste määramiseks, ametikõrgenduse otsustamiseks ning töölepingu seadusest ja Rahvusraamatukogu töökorralduse reeglitest kinnipidamise jälgimiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ning töölepingu seadusest, Rahvusraamatukogu töökorralduse reeglitest ja ametijuhendist tulenevate kohustuste ja ülesannete täitmiseks;

6.3.5.    isikuga suhtlemiseks nii kandideerimise protsessis kui töö- või praktikasuhte või vabatahtlikuna töötamise ajal – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.6.    töösuhtega seotud hüvitiste, puhkuste ja pensionilemineku võimaldamiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks;

6.3.7.    töölähetuste vormistamiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.8.    töökorralduse reeglite või töölepingu seaduse rikkumise kohta tõendite kogumiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.9.    töösuhte jätkamise või selle lõpetamise otsustamiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.3.10.    soovitamiseks ja soovituskirjade koostamiseks – töödeldakse nõusoleku alusel;

6.3.11.    tasuta parkimise võimaldamiseks ja korraldamiseks – töödeldakse nõusoleku alusel;

6.3.12.    Rahvusraamatukogu vara väärkasutamise ennetamiseks ja kaitsmiseks, töötajate ja teenusekasutajate turvalisuse tagamiseks – töödeldakse Rahvusraamatukogu õigustatud huvi kaitsmiseks;

6.3.13.    muud isikuandmete töötlemised, millest Rahvusraamatukogu teavitab eelnevalt ja küsib nõusolekut, kui need ei tulene lepingust või seadustest.

6.4.    Eriliiki isikuandmeid töötleb Rahvusraamatukogu järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

6.4.1.    tööks vajaliku terviseseisundi ja töövõime hindamiseks ning haiguspäevade haldamiseks – töödeldakse lepingu täitmiseks ja töölepingu seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.4.2.    andmeid terviseseisundi kohta kasutatakse tööl erivajadustele vastava töökeskkonna loomisel – töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks;

6.4.3.    andmeid ametiühingu liikmelisuse kohta kasutatakse ametiühingu liikmemaksu maksmiseks ja seadustest tuleneva kaitse tagamiseks – töödeldakse seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks.

 

7. Isikuandmete säilitamine

7.1.    Rahvusraamatukogu säilitab isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik selle eesmärgi saavutamiseks, milleks neid andmeid koguti või vastavalt nõuetele, mis tulenevad seadustest.

7.2.    Registreeritud kasutaja isikuandmeid säilitab Rahvusraamatukogu kolm aastat viimasest teenuse kasutamisest.

7.3.    Rahvusraamatukogus ja Rahvusraamatukoguga seotud üritustel tehtud fotod ja videod säilitatakse alatiselt.

7.4.    Turvakaamerate salvestisi säilitab Rahvusraamatukogu vastavalt turvaseadusele ühe kuu, misjärel need kustutatakse.

7.5.    Mahukate infopäringute vastused säilitab Rahvusraamatukogu alatiselt, nendes sisalduvad isikuandmed jäävad konfidentsiaalseks.

7.6.    Töötajate ja tööle kandideerijate andmeid säilitab Rahvusraamatukogu järgmiselt:

7.6.1.    Tööle kandideerijate andmed Rahvusraamatukogu kustutab või hävitab (paberkandjal) hiljemalt üks aasta pärast konkursi lõppu võimaliku nõudeõiguse lõppemisel.

7.6.2.     Töötajatega seotud dokumentatsiooni ja nendes sisalduvaid andmeid säilitab Rahvusraamatukogu pärast töösuhte lõppemist kuni 10 aastat ning enne 1. juulit 2009 sõlmitud töösuhte puhul kuni 50 aastat pärast töösuhte lõppemist. Seejärel need arhiveeritakse vastavalt arhiiviseadusele ja kasutatakse üksnes ajaloo- ja teadusuuringute tarbeks.

7.6.3.    Töötajate isikukaardid, välja võtmata tööraamatud ja tööraamatute registreerimise raamatud säilitab Rahvusraamatukogu alatiselt.

7.7.    Rahvusraamatukogu andmebaaside ja veebilehtede kasutamisega seoses töödeldavate isikuandmete säilitamine oleneb isikuandmete säilitamise eesmärkidest:

7.7.1.    veebilehtede kasutamisega seotud automaatsed logid säilivad 25 minutist kuni 45 päevani olenevalt logi tüübist, kuid säilitatakse varunduses kuni 2 aastat;

7.7.2.    veebilehtede kasutustatistika säilib 50 kuud;

7.7.3.    veebilehe kasutaja saab ise igal ajal kustutada oma veebilehitsejasse Rahvusraamatukogu veebilehtede poolt salvestatud küpsised;

7.7.4.    veebilehtedel konto loomisel saab kasutaja ise oma isikuandmed kustutada. Juba varundatud andmed säilivad varunduses kuni 2 aastat.

7.8.    Raamatukogunduslikul eesmärgil, autoriõiguse ja digitaalsetele objektidele juurdepääsude määramisel ning õiguste omajate tuvastamisel kogutud andmed säilitab Rahvusraamatukogu alatiselt.

7.9.    Kõik dokumentide ja nendes sisalduvate isikuandmete säilitamise tähtajad on ära toodud Dokumendiregistri kaudu leitavast dokumentide liigitusskeemist.

8. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

8.1.    Isikuandmetele on juurdepääs nendel Rahvusraamatukogu töötajatel, kellel on seda vaja oma tööülesannete täitmiseks, et osutada teenust, mida on soovitud kasutada. Näiteks lugejate andmebaasile on juurdepääs klienditeenindajatel.

8.2.    Isikuandmetega kokkupuutuvatel Rahvusraamatukogu töötajatel on lepinguline kohustus hoida konfidentsiaalsena töötamise ajal neile teatavaks saanud isikuandmed ning mitte muuta neid kättesaadavaks kolmandatele isikutele.

8.3.    Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele toimub üksnes seaduse või lepingu alusel, või isiku nõusoleku alusel:

8.3.1.    soovitusindeksi platvorm – tagasiside küsimiseks edastatakse teenusekasutaja e-posti aadress;

8.3.2.    uudiskirja platvorm – uudiskirja saatmiseks edastatakse isiku e-posti aadress;

8.3.3.    e-kirjade, koostöö ja dokumentide jagamise platvorm - kõik e-kirjad ja nende sisud;

8.3.4.    veebivestluse rakendus - päringu sisu ja isiku e-posti aadress ja nimi;

8.3.5.    veebikoosoleku platvorm - kasutamise fakt, koosoleku pikkus, platvormi siseselt kirjutatu;

8.3.6.    Rahvusraamatukogu otsinguportaali platvorm – edastatakse IP-aadress ning kui inimene kasutab „Minu lugejakaardi“ funktsiooni, siis ka e-posti aadress ja telefoninumber;

8.3.7.    DIGAR Eesti artiklite platvorm - edastatakse kasutuslogisse kuuluvad andmed, sh IP-aadress;

8.3.8.    postiteenuste osutaja – edastatakse nimi ja postiaadress;

8.3.9.    e-õppe keskkond – edastatakse nimi, e-posti aadress ja muud andmed, mis e-õppija on vabatahtlikult lisanud;

8.3.10.    veebilehtede kasutusstatistika – edastatakse Rahvusraamatukogu veebilehtede külastusstatistika, sh IP-aadressid;

8.3.11.    raamatupidamise ja personaliarvestuse teenuse osutaja – edastatakse andmed, mis on nõutud raamatupidamis- ja personalijuhtimisreeglites;

8.3.12.    IT-teenuse osutaja – edastatakse kõik andmed, mis tekivad seoses Rahvusraamatukogu infosüsteemide kasutamisega;

8.3.13.    inkassoteenuse osutaja – edastatakse andmed isiku tuvastamiseks, tema kontaktandmed ning andmed rahalise nõude kohta;

8.3.14.    Rahvusraamatukogu sotsiaalmeediakontod – edastatakse fotosid ja videoid Rahvusraamatukogu avalikelt üritustelt;

8.3.15.    Maksu- ja Tolliamet, Haigekassa, Töötukassa ja Sotsiaalkindlustusamet – edastatakse nimi, isikukood, töötasu ja info hüvitiste ja maksude kohta;

8.3.16.    turvateenuse osutaja – edastatakse turvakaamerate salvestised ning Rahvusraamatukogu sisekorra rikkumisega seotud isikuandmed, sh andmed rikkumise kohta;

8.3.17.    avalduse, teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või Rahvusraamatukoguga sõlmitud lepingu avaldamine Rahvusraamatukogu dokumendiregistris vastavalt avaliku teabe seadusele – edastatakse andmed, mis on nõutud avaliku teabe seaduses;

8.3.18.    parkimist korraldav ettevõte - autonumber, mark, parkimise aeg;

8.3.19.    tööotsingu platvormid - tööle kandideerimiseks vajalikud andmed;

8.3.20.    ametiasutused, sh õiguskaitseorganid, kohtutäiturid või kohtud, kui neil on taotluse tegemiseks õiguslik alus – edastatakse isikuandmed, mille küsimiseks on seaduslik alus.

8.4.     Raamatukogunduslikul eesmärgil kogutud, sh autoriõigusega seotud andmeid edastatakse kolmandatele isikutele muuhulgas järgmistel juhtudel:

8.4.1.    andmed teoste ja nendega seotud isikute kohta lisatakse üle-eestilisse e-kataloogi;

8.4.2.    tellija on tellinud teosest digitaalse koopia EOD platvormi kaudu;

8.4.3.    digitaalsete teoste edastamine Rahvusraamatukogule digitaalarhiivi lisamiseks;

8.4.4.    Eesti ja rahvusvahelised andmebaasid, kuhu koondatakse väljaannete, väljaannetega seotud isikute ja autoriõiguste andmed;

8.4.5.    muude raamatukogunduslike tegevuste käigus, sealhulgas raamatukogudevahelise laenutuse käigus.

9. Isiku õigused seoses oma andmetega

9.1.    Seoses isikuandmetega, mida Rahvusraamatukogu töötleb, on andmesubjektil järgnevad õigused:

9.1.1.    Andmesubjektil on õigus tutvuda oma isikuandmetega, mida Rahvusraamatukogu tema kohta kogub ning samuti nõuda nende isikuandmete ülekandmist, mille töötlemine toimub automatiseeritult ning töötlemise aluseks on sõlmitud leping või tema nõusolek (vt p 2–7). Sellisel juhul edastab Rahvusraamatukogu andmesubjekti andmed kas talle endale, või kui see on tehniliselt võimalik, siis tema osutatud organisatsioonile struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ja masinloetaval kujul.

9.1.2.    Andmesubjektil on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist või oma andmete kustutamist. Neid õigusi saab kasutada isikliku kasutajakonto Minu ESTER kaudu või Rahvusraamatukogu veebilehtedel kasutajakontode sätete all.

9.1.3.    Kui andmesubjekt leiab, et tema isikuandmed on ebaõiged või Rahvusraamatukogu töötleb tema isikuandmeid ebaseaduslikult, on tal õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist, kuni Rahvusraamatukogu on teinud vastava otsuse.

9.1.4.    Kui isikuandmete töötlemise aluseks on nõusolek, siis on andmesubjektil õigus see igal hetkel tagasi võtta.

9.2.    Punktis 9.1 nimetatud õiguste teostamiseks tuleb esitada omakäeliselt kirjutatud taotlus infospetsialistile paberkandjal või digitaalselt allkirjastatud taotlus andmekaitsespetsialistile elektrooniliselt aadressil andmekaitse@nlib.ee, pidades silmas, et punktides 9.1.2 ja 9.1.4 nimetatud õigusi saab teostada ise.

9.3.    Andmesubjektil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele, kui töötlemise aluseks on õigustatud huvi või avalikes huvides oleva ülesande täitmine (vt p 2–7). Vastuväidete esitamiseks tuleb esitada omakäeliselt kirjutatud taotlus infospetsialistile paberkandjal või digitaalselt allkirjastatud taotlus andmekaitsespetsialistile elektrooniliselt aadressil andmekaitse@nlib.ee.

9.4.    Rahvusraamatukogu jätab punkti 9.2 alusel esitatud taotluse rahuldamata, kui andmesubjekti nõue on selgelt põhjendamatu või ülemäärane või kui taotluse rahuldamata jätmise alused tulenevad seadustest.

9.5.    Oma õiguste kaitseks on andmesubjektil võimalik pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

10. Selgitused ja lisainformatsioon

10.1.    Andmesubjektil on õigus saada selgitusi oma isikuandmete töötlemise kohta ning oma õiguste kohta. Selgituste saamiseks palub Rahvusraamatukogu pöörduda infospetsialisti poole või kui küsimused on mahukad, siis saata kiri Rahvusraamatukogu andmekaitsespetsialistile aadressil andmekaitse@nlib.ee.

10.2.    Rahvusraamatukogu andmekaitsespetsialist:
e-posti aadress: andmekaitse@nlib.ee; tel.: 630 7131
postiaadress: Andmekaitsespetsialist, Eesti Rahvusraamatukogu, Tõnismägi 2, 15189 Tallinn